外国人を採用する際、異文化や言語の違いによる社員教育の課題は避けられません。
しかし、適切な教育とコミュニケーションの手法を用いれば、効率的な教育が可能です！
今回は、外国人社員への教育にお困りの経営者の方に向けて
- 経営者が知っておいた方が良い外国人の社員教育に関する知識
- 効果的な社員教育の方法
- 活用できるおすすめツール
などをご紹介いたします。
日本語教師の資格を持つ筆者が外国人社員への話し方、指示の仕方についてもまとめましたので、ぜひ参考にしてください！
大学時代からこれまで自身が著者で出版した本は16冊、読んできたビジネス書・実用書は3,000冊以上。はじめて本を出版する企業や個人事業主の方を対象に、出版でビジネスを加速させるお手伝いに力を入れる。
日本企業のグローバル化により生じている問題
日本企業も大手だけでなく、中小企業もグローバル化が進んできました。
人口減少や不景気によって市場規模も小さくなったことで、日本以外の国にも拠点を持ち、外国でもビジネスを行う企業が増えています。
そのなかで、自社でも外国籍の社員を雇用する機会が増えていますが、現状さまざまな問題があります。
それは、日本人社員との賃金の差や離職率の高さ、文化の違いなどを理由とするコミュニケーションエラーなどです。
日本人とひとくくりに言っても、「空気を読む」「日本人同士の暗黙の了解」などは最低限肌感で理解してコミュニケーションをとれますが、外国人社員にとってそれを言語化されずに、日本人独自の空気感で理解して、察して、というのはあまりにも酷な話です。
グローバル化が進むことは日本企業にとって成長のチャンスではありますが、こういったコミュニケーションエラーをはじめとした人の問題への対応を不安視して、一歩を踏み出せない経営者も少なくありません。
参照：パーソル総合研究所 外国人雇用に関する企業の意識・実態調査
企業の発展のためには、働く１人ひとりが企業理念を理解し生産性をあげて効率よく仕事をすることが必要です。 しかし、「具体的にどのような教育を行えばいいのか？」と頭を抱えている企業の経営者や人事担当者の方も多い[…]
日本企業は外国人にとってどのように映っているのか？
クールジャパンが海外でも人気を博したことで、日本文化の魅力は高く評価されていることはいうまでもありません。
日本に行きたい！日本で暮らしたい！ という外国人は多いですが、日本企業で働きたいと考える外国人はどのくらいいるのでしょうか？
また、働く国として日本を見たときに、日本は外国人からどのように映っているのでしょうか？
「働く国としての魅力」について調査された結果を見ていきましょう。
2016年に行われた国際経営開発研究所の調査によると、分析対象61カ国のうち、日本は52位となっています。
働き方改革やコロナ禍でオンライン業務が進んではいますが、「長時間労働」「過労死」「パワハラ」「年収減」などといったマイナスなニュースは見ない日はありません。
そのため、日本企業で外国人が働くことは、あまりポジティブなイメージを持ちづらい側面があることも事実です。
我々日本人ですら現在の労働環境に自信を持てていない状況であることから、納得の結果といえます。
社内の人材を強化することは、企業の成長において不可欠な要素です。 しかし、中小企業の場合はリソースが足りず、人材強化のための施策は後回しになってしまいがちであるという問題があります。 そこで今回は、中小企業[…]
働きづらい、空気を読む などの日本ならではの文化への馴染みづらさ
外国で自分が外国人として働くとなると、どうしてももどかしさや苦労はつきものです。
パーソル総合研究所が2020年に公開をした調査「日本で働く外国人材の就業実態・意識調査」を見ると、職場で感じている孤独感について知ることができます。
言葉の壁、文化の違いもありますが、多くの外国人社員、従業員は孤独を感じていることがわかります。
また、日本人従業員と比べて外国人従業員のほうが給料を低く設定させるケースが多く、また年功序列が企業文化として残っている所もあるため、このような結果となっていると推測できます。
人口減少によって日本人の採用が難しくなり、それを補うために人件費の安い国の方を雇うケースがブルーカラーの職業では多く見受けられました。
人手不足やコストカットを実現してしまった結果が表れているといっていいでしょう。
外国人雇用は日本人の人手不足の解消の解決策の１つではありますが、国籍で判断をするのではなく、能力や実力に応じて対等に評価することがこれからの日本企業には求められます。
外国人社員を雇用するメリット
企業側、外国人側も実際に働くとなったら手を取り合って課題を解決する必要が出てきますが、外国人の雇用は企業側にとってどのようなメリットがあるかについて解説したいと思います。
【外国人の雇用のメリット】
- 人材不足の解消、若手人材の確保
- 社内に新たな視点・意見が加わり、ビジネスを展開させる
- 労働環境の改善
第一に、人材不足の解消、特に若手人材の確保をすることができます。
日本人対象では採用が難しい職種や地域での就労が条件であっても人材を確保することが可能です。
次に、社内に新たな視点、意見が加わることから、これまでにないビジネスを展開することが可能です。
日本人向けのサービスであれば、日本人の担当が得意なように、事業展開する国の人材を雇うことで、その国になじみやすい商品、サービスを開発することができます。
それだけでなく、これまでにない価値観、文化からの指摘やアイデアは自社にとって今後の成長に欠かせないものの１つです。
また、労働環境の改善にも効果があります。
従来の日本の労働環境は外国人からみると異様なことが多いです。
外国人人材の採用をきっかけに、労働環境が見直されることで、日本人社員の定着やパフォーマンス力のアップにもつながります。
人を補充したいと考えていても、なかなか理想の人材と巡り合うことができずに四苦八苦することも多いと思います。 特に中小企業にとって、良い人材を自社に呼び込むことは会社の将来を左右するとても重要なものです。 […]
外国人社員と日本人社員間でよくあるコミュニケーションエラー
ただ日本語が話せるからといって、円滑にコミュニケーションがとれることはまずありません。
お互いの背景や価値観を理解することから、スタートするべきです。
特に、日本企業の習慣や企業文化は日本人であっても最初は慣れるのに苦労することもあります。
それ以外にも、日本人同士独特の言い回しと感覚によるコミュニケーションは多いです。
例えば、「時間があるときにやっておいて」「できるだけ早くお願い」といった、直接の言葉の意味だけでは判断が難しい指示が飛び交う場面はよくあります。
日本人の多くは「時間があるときにやっておいて」は「緊急ではないが、近日中に完了しておいてほしい」と解釈し、例えば月曜日に言われたら遅くても水曜日～木曜日あたりにはやっておかなきゃな、様子見て、もしかしたら来週提出でも大丈夫そうだな、と判断するでしょう。
また、「できるだけ早くお願い」は「後回しにできる作業はあとにして、優先的に取り組んで」という解釈となり、最優先で取り組むタスクという判断になります。
言葉そのままの意味だと「時間があるとき」も「できるだけ早く」も判断基準は言ってきた相手ではなく自分にあると思ってしまいますが、実際は暗黙の了解として「相手のペースに合わせたスケジュール」であることが前提の判断となります。
こういったことは言語化も難しいですし、日本での生活のいたるところで現れるものなのです。
また厄介なことに、これらは私たち日本で生まれ育っている人間であっても微妙な感覚のズレのあるものです。
そのため、多くの場合、会社に入ってから２～３か月かけてそのズレを無意識のうちに修正していっています。
その国の持つ文化にもよりますが、物事を明確にして話を進めることが良いとされることもあれば、日本のように、物事を明確にして話を進めることにストレスを感じることもあります。
そういった細かなコミュニケーションによって生じるストレスについてお互いが知り、歩み寄る必要がグローバル化には必要不可欠です。
くれぐれも、郷に入っては郷に従えを他者に強要することは避けましょう。
もし相手が明確に話すほうがストレスがないとわければ、仕事を頼む側も「●日までにお願いします」と伝え方を変えるだけで大きなミスは防げます。
相手の文化を理解するために必要なこと
あなたがどのような国の方と一緒にお仕事をされるかはわかりませんが、様々な国の方と円滑に仕事をする上で一番大切なことは、相手に対してリスペクトを持つということです。
これは、日本人同士でも同じです。
年齢、性別、バックグラウンドに優劣をつけるのではなく、理解することが大切です。
受け入れられないものも中にはあるかもしれません。その際は無理して受け入れるのではなく、「この人と私の感覚、価値観はここが違うんだ」と理解すればいいだけです。
もし業務に支障をきたす部分があるとしたら、相手を頭ごなしに怒ったりせず「なぜいけないのか」「どうしてほしいか」「どんな対応が喜ばれるか」を説明しましょう。
納得できない部分もあるかもしれませんが、相手も理解はしてくれるはずです。
人と人とのコミュニケーションが希薄となり、１から丁寧に相手を理解することを苦手、または煩わしいと感じる人もいるかもしれませんが、相手を理解するためには必要です。
また、日本人には苦手とする人も多いですが、「目をみて話す」「はっきりとした声で話す」こともとても有効です。
目を見ずに話されると、相手の感情がわからないと感じてしまい、そこから壁ができてしまいます。
私達日本人が外国語を聞くときを思い出していただければわかりやすいですが、はっきりと聞き取れないと聞き取ることに意識がいってしまい、内容の理解まで時間がかかってしまいます。
日本語のテクニック云々の前に、これらは少し勇気を出せば変えることが出来ますし、気持ちが相手に伝わり、相手も理解しようと考えてくれます。
日本で働くことを目指す外国人の多くは日本人の国民性や文化などが難しいことを知っていて、そしてそれを理解しようとしている場合がほとんどです。
私達日本人も、相手を理解する一歩を踏み出してみましょう。
経営者として外国人・日本人社員のパフォーマンスを維持するためにできること
経営者として社内で外国人を雇用すると決めた際に、いくつか準備しておきたいことがあります。
- 採用する外国人像を明確に持つ
- 雇用する際の法律面の確認
- 日本人社員に対し「なぜ外国人雇用をするのか」「会社をどうしていきたいか」を説明する
- 教育担当と「どのように育てるか」「どんな活躍を求めているか」のミーティング
- 日本人社員全員に対し「入社してくる人がどのような人物か」「コミュニケーションの取り方」などの研修を実施する
１つずつ解説していきます。
採用する外国人像を明確に持つ
日本人の採用でも同じことが言えますが、ペルソナ設定はしっかりしておきましょう。
なぜ外国人社員を雇用したいのか、どのようなことを求めるか、採用人数など含めて検討しましょう。
経歴やスキル、言語能力も重要な部分です。
ペルソナを設定できれば、おのずと採用基準なども明確になりますし、日本人社員へ「なぜ外国人を雇用するか」といった説明もわかりやすいものとなります。
雇用する際の法律面の確認
専門家と一緒に確認することが望ましいですが、外国人の採用には在留資格の確認や場合によっては寮の確保などが必要になります。
在留資格によって日本で就労できる期間も限られていますので、早い段階での確認が必要です。
また、専門家から外国人の採用に関するアドバイスなどをもらうこともおすすめします。
日本人社員に対し「なぜ外国人雇用をするのか」「会社をどうしていきたいか」を説明する
外国人の採用は日本人社員にとっても動揺が大きいものです。
- 仕事がなくなるのではないか
- 外国語ができないからどうしよう
- 外国人と接した経験が少ないからどのように接すればいいかわからない
などなどそれぞれ不安に思うことがあるかと思います。
会社として、なぜ外国人を雇用することにしたのか、外国人を雇用してどのようなビジョンを持っているかは研修とは別に説明する機会を設けることをおすすめします。
外国人を雇用して「これからどんどん会社を大きくしていこう！」としたところで、日本人社員が離れてしまっては元も子もありません。
理解を得られるように話すことはとても大事なことです。
教育担当と「どのように育てるか」「どんな活躍を求めているか」のミーティング
外国人社員が入社したあとに教育を行う社員はとても大事な存在です。
外国人社員の定着や能力の発揮がされるためにも、どのように育てていくかは話し合う必要があるでしょう。
教育担当の選定にも心配りが必要です。
海外旅行によく行っているから、英語が話せるからといった単純な理由で選ぶのは避けたほうが賢明です。
外国人社員が担当する業務に明るい人材であることは勿論のこと、外国人社員と日本人社員をつなぐ役割ができる人材に任せることが望ましいです。
社内にいる人材によって、できる、できないはあるかもしれませんが、参考にしてみてください。
日本人社員全員に対し「入社してくる人がどのような人物か」「コミュニケーションの取り方」などの研修を実施する
外国人社員が入社する前までに日本人社員全員に対して、外国人社員はどのような人物で、行う業務はどのようなものか、またコミュニケーションの取り方などを伝えることをおすすめします。
外国人社員の名前、国籍、経歴、スキルだけでなく、面接時の印象や日本語のレベル、趣味や特技なども伝えると、日本人社員も「こういう人なんだろうな」とイメージができるため、心理的安全性を確保することができます。
また、その国がどのようなところか、どんな文化や価値観を持っているのかを説明し「おはよう」や「おつかれさま」といった簡単なワードを覚えておくと、入社後の距離を縮めることができます。
大切なのが、コミュニケーションの取り方です。
言語能力だけでなく、企業文化や日本独自の風習など、外国人社員にとっては業務以外で苦戦するところとなります。
日本人社員には、まずどういったことがコミュニケーションエラーとなりやすいかを知識として持ってもらいましょう。
外国人だからといって無理に外国語で対応しなくてもいいこと、「やさしい日本語」とはなにか、「やさしい日本語」の使い方について学ぶことをおすすめします。
必要であれば、初めて外国人社員と働く企業向けの研修に強い外部の講師を招くのもいいでしょう。
実績がはっきりとしている講師であれば成果も期待できます。
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やさしい日本語とは
外国人社員と働く際に日本語のレベルに関わらず、最初は「やさしい日本語」と呼ばれるものでのコミュニケーションをとることをおすすめします。
やさしい日本語とは、普段使われている言葉を外国人も理解ができるように配慮した簡単な日本語のことです。
日常的な場面や身近な話題で使われている日本語を、「ある程度」理解できる人が使うレベルのものを指します。
日本企業に就職する多くの外国人はN2～N1（上級者レベルの日本語の語彙を持ち、使いこなすことができるレベル）の資格を有していますが、実際の業務上のコミュニケーションとなる場合は、最初は確実に分かるレベルの日本語を使うことがベストです。
参照：文化庁 在留支援のためのやさしい日本語ガイドラインほか
「やさしい日本語」といっても、子どもに接するような言葉遣いというわけではありません。
難しいことばをやさしい言葉に言い換えたり、一文を短く伝えてわかりやすくする、といったものです。
【やさしい日本語の例】
自社に問い合わせだけでなく営業電話がかかってくることがあり、社長の名前や担当者の名前を出してきますが、用件を聞いて不明確だったら席を外している、または弊社で検討はしていないと答えて大丈夫です
と伝えたい場合、やさしい日本語では下記のように伝えます。
会社に電話がかかってきます。
お客様からの電話だけではありません。
他の会社から、営業の電話がかかってきます。
「○○社長いらっしゃいますか？」「○○社長に△△の件でお話がありお電話しました。」
と相手が話しました。
「○○はただいま席を外しております」と答えましょう。
「お戻りはいつですか？」「いつならお繋ぎいただけますでしょうか？」と聞かれたら、
「ご用件をお伺いしてもよろしいですか？」と聞きましょう。
相手の言っていることが分からないときは「すでにやりとりをさせていただいている内容でしょうか？」と聞きます。
「今回が初めてのやりとりです」と言われたら「現在検討しておりません」と答えましょう。
これらは言葉だけで伝えるのではなく、簡単にメモなどによく使う会話はふりがなつきでまとめておくと安心です。
電話対応の練習も行うとなお良いでしょう。
やさしい日本語では、１文を短くし、不明確な言い回しはせずに完結に伝えるのがコツです。
また、気を付けたいのは、日本語には様々な言い回しがあるということです。
物事を明確にしない文化ということもあり、相手の回答がYESかNOか分かりにくいことが多いです。
現在は外国人にとって難しい日本語のいいまわしなどがまとめられているサイトなどがあるので、それを参考にしてみてもいいかもしれません。
参考：https://tsunagarujp.bunka.go.jp/
やさしい日本語を使った「ビジョンブック」を使おう！
自社で一からやさしい日本語でミッションだけでなく、企業文化や業務などを説明することはとても難しいことです。
特に言葉だけでは相手の理解度を知ることも難しく、また時間もかかります。
採用枠が片手で収まる程度であればまだ問題はないかもしれませんが、今後のことを考えると、早めに対策はしておきたいところです。
そこで、ビジョンブックをぜひ検討してみてください！
ビジョンブックとは
ビジョンブック（Vision Book）というツールをご存知でしょうか？
ビジョンブックは、企業のビジョンや目標・戦略・価値観などをまとめた書籍です。
従業員に共有することで、組織の方向性や将来のビジョンを明確にするためのガイドとなります。
それによって、メンバーが共通の目標を理解し、行動計画や意思決定に反映させることができます。
また、ビジョンや企業文化などの共有だけでなく、1on1などのミーティングでも活用ができるような項目を含めることでさらに従業員が活用することができます。
ビジョンブックについてはこちらの記事で詳細に解説していますので、ご参照ください↓
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なぜ外国人社員にビジョンブックが向いているのか
元々は日本人社員のビジョンの共有のための書籍という意味合いが強かったですが、外国人社員に対しても自社がどのような会社なのかを知ってもらう機会を設けることはとても大切なことです。
ビジョンブックは文字の詰まった本ではなく、図やメモをとる部分を多く設けた書き込み式の書籍です。
企業専門の出版社が制作をするので、企業理念などを誰にでもわかりやすく伝えることができます。
会話の中で伝えることもできますが、それだと相手の受け取り方や日本語のニュアンスによって伝えたいことが伝えられないケースがあり、文字にわかりやすくまとめられていれば、そういったエラーもなくすことができます。
また、「やさしい日本語」を取り入れることで、外国人社員だけでなく、日本人社員に対してもより伝わりやすい書籍の制作が可能です。
なによりも「やさしい日本語」は翻訳もしやすい日本語となっているため、英語ver. 中国語ver. なども制作がしやすいという利点があります。
弊社ラーニングスでは、無料で企画書の作成もしております。
グローバル展開を進む中で、理念の共有を行い強い組織を作りたいとご検討中の方はぜひお問い合わせください！
お問い合わせはこちらから。
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ビジョンブックを使った外国人社員への具体的な教育方法
業務を行ううえで、判断基準を持つことは大切なことです。
そして、その判断基準は自社の理念に則したものである必要があります。
言葉のコミュニケーションなどは会社で過ごしていくうちに慣れる部分もありますが、自社の判断基準はできるだけ早い段階で説明をしたほうがいいことの１つです。
その際にビジョンブックを活用していきましょう。
業務を教える際、手順などはマニュアルを用意すれば対応が可能ですが、
- 暗黙の了解
- なぜこの判断なのか
- なぜこの業務を行わなければなららないのか
といった目的をはっきりさせないと、外国人社員の多くは不信感を覚えます。
なぜなら、多くの国では、「なんのためにこれが必要なのか」を理解することは双方にとって大切なことだと認識されているからです。
ビジョンブックには、ビジョンやミッション、バリューを設定された理由や、ケーススタディーなども掲載がされています。
ビジョンブックの場合、１冊にその会社の文化や考え方が明確にまとまっており、外国人社員にとっては、「なんのために」を理解する上で、言葉で説明される以上にわかりやすいテキストとなるのです。
こういった場合の判断として適切なのはこれ、と明確に説明ができることから、実際にやっている業務内容に落とし込んだ説明もすることが可能となります。
判断基準が持てれば、任せられる仕事も増えますし、外国人社員も自信を持って仕事ができます。
外国人社員も日本の独特な価値観があることは理解しており、それにどう自分は適応すべきかを悩んでいる場合があります。
それを解消する１つの手段としてビジョンブックをぜひ活用してください。
まとめ
- 経営者が知っておいた方が良い外国人の社員教育に関する知識
- 効果的な社員教育の方法
- 活用できるおすすめツール
外国人社員の教育はバックグラウンドや言語の違いによる課題が多いと感じますが、適切なツールやコミュニケーション手法を活用することで円滑に進めていくことができます。
外国人社員が活躍できる環境を整えることができれば、社内に新たな視点やアイデアをもたらし、チームにプラスの影響をもたらしてくれるはずです。
ぜひこの記事の内容を参考にしながら、前向きにコミュニケーションを取ってみてください！
ビジョンブックプロジェクト
弊社ラーニングスでご提供している「ビジョンブックプロジェクト」についてのサービス資料をご用意しました。
- 今、“ヒト”の課題を解決するビジョンブックが人気
- 経営理念の浸透、業績アップに効果的なビジョンブックの作り方
- サービス概要と費用
投稿者プロフィール
- ラーニングス株式会社
アドバイザー／ブックライティングサービス『ひよどり』サービス運営統括責任者
大学時代は近世文学を専攻。 日本語教師の資格を持つ。
200名以上の経営者、士業の専門家へのインタビュー経験があり、Webメディアを中心に記事を執筆。
書籍の企画～出版を行うだけでなく、出版記念のウェビナー等、イベントの企画運営も行う。
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